Assistant d'accueil et de secrétariat - assistant de gestion en hébergement - Temps incomplet 70 % - Crous H/F

69 Route De Saint-Antoine, 06200 Nice

Full job description

Le Crous de Nice-Toulon est un établissement de l'Etat opérateur de la vie étudiante, en charge des services suivants :

• la restauration universitaire (avec les resto U, les cafétérias),
• le logement universitaire (les cités U, les résidences U),
• l'action sociale (le dossier social étudiant, les bourses sur critères sociaux, l'allocation d'étude…),
• l'aide aux projets et l'animation des résidences,
• l'accueil des étudiants étrangers,
• le service logements et jobs (service de mise en relation entre entreprises, loueurs et étudiants).

Le Crous de Nice-Toulon gère plus de 18000 bourses, 19 résidences universitaires et 21 structures de restauration sur les départements des Alpes-Maritimes et du Var.

Il est organisé entre des services supports situés à Nice et des unités opérationnelles situées au plus près des différents campus (Nice, Cannes, Sophia Antipolis, La Garde, Toulon).

Structure agile et réactive, il a pour mission de répondre aux besoins des étudiants et de s'adapter à leurs évolutions.

285 ETP composent ses effectifs avec un panel de statuts.

Rémunération brute mensuelle : de 1365 à 1550 €, selon profil et expérience

Remplacer un assistant d'accueil et secrétariat sur un temps incomplet de 70%.

Mission principale de l'assistant d'accueil et de secrétariat :

Participer à l'administration et à la gestion de la structure et accueillir le public étudiant.

Activités principales :

§ Réaliser des opérations de gestion (création et tenue des dossiers, relances, demandes de pièces, complétude..)

§ Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) dans les logiciels métier dédiés

§ Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

§ Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés (étudiants, fournisseurs, entreprises, …)

§ Appliquer la réglementation imposée : veiller au respect des normes et de l'organisation en matière d'hygiène, de sécurité et de sureté

§ Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

§ Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

§ Etre à l'écoute des étudiants et faire remonter toute difficulté

§ Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie

§ Travailler en équipe en interne à l'unité de gestion et plus généralement en interne au Crous avec les services centraux, par exemple travailler en lien avec l'équipe d'agents techniques pour veiller à la bonne maintenance des locaux

§ Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies

§ Gérer les situations d'urgence

§ Assurer la continuité de service lors des congés ou absence des autres collègues, selon le besoin, sur les autres structures du site

Positionnement hiérarchique :

Sous l'autorité du directeur de l'unité de gestion

Conditions particulières d'exercice :

Organisation du temps de travail selon un planning mensuel, avec variation possible du nombre d'heures hebdomadaires et de leur répartition en fonction du besoin de remplacement.

Profil :

Bac + 2 et 2 ans d'expérience

Compétences :

Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels bureautiques,, Internet, ...)

Capacité à maîtriser rapidement un logiciel métier

Maîtrise de l'expression écrite et orale

Idéalement connaissance de la langue anglaise

Capacité à appréhender rapidement l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité ; implantation du matériel de sécurité, connaissance des procédures d'évacuation et localisation des plans, etc)

Connaissance des problèmes du milieu étudiant et capacité d'écoute indispensable (grand sens de l'écoute et du contact, capacité d'analyse d'une situation permettant de détecter un potentiel mal être étudiant)

Connaissance des techniques d'accueil et de communication

Bonnes capacités relationnelles et goût pour le travail en équipe

Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, polyvalence
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