Assistant(e) Front Office H/F

FIDUCIAL

DISPONIBILITÉ

20 juin 2026

NIVEAU D'ÉTUDES

Bac

DESCRIPTIF DU POSTE

Assistant(e) Front Office H/F

Référence : PIE-BMW-42324
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Formation

Niveau d'études minimum : Bac
Diplôme : Autres
Spécialisation : Assistanat
Contrat

CDD
Localisation

Istres
Branche d'activité

Sécurité
Statut

Non cadre

Mission

Acteur majeur dans la prestation aux entreprises, la division ACCUEIL ET SERVICE de FIDUCIAL recherche pour son clients BMW de Istres, son/sa prochain(e) Assistant(e) Front Office Au sein de l'office d'accueil, vos missions sur ce poste seront : Traitement des nouvelles annonces Attribution de toutes les ressources demandées : hôtels, véhicules de pool, bureaux, ateliers, clés supplémentaires, cartes essence, patrouilles, médecins supplémentaires, pompiers… Suivi des annonces « Mont Ventoux » et envoi un mail d'information à la gendarmerie Vérification de la transmission de l'Unterweisung par le chef de groupe à son équipe Archivage de la documentation relative aux annonces Vérification de la documentation relative au travail de nuit et transmission des informations correspondantes Soutien aux chefs de groupe pour création ou modification des annonces Prêt de matériel : projecteur, multiprises, gilets haute visibilité… * Support en cas de questions ou
problèmes (ex : changement de bureau, véhicule de pool en panne, accident, problématiques hôtel… Commande de taxis Prise de commande des repas à la cantine à la demande Aide à la traduction et support en cas d'événement, accident, problème hors périmètre du site En cas d'épidémie ou pandémie, assurer l'information sur les dispositions prises par le client Accueil des groupes, arrivées et départs : remise des clés et du matériel Faire signer le formulaire de responsabilité au chef de groupe Préparation des pochettes de clés pour les arrivées selon les besoins Gestion des clés des locaux Véhicules loués : récupération et remise des clés au loueur Communication, récupération et traitement du questionnaire de satisfaction client Collaboration avec les hôtels et les traiteurs Travailler en étroite collaboration avec les hôtels et les traiteurs Gérer les réclamations Gérer la facturation Voitures de pool
Tenue du tableau récapitulatif d'attribution des véhicules de pool Enregistrement de l'autorisation de roulage dans le système FIPS Back-up Back-Office Validation des annonces après vérification de la conformité des annonces Vérification que les annonces sont compatibles avec les capacités du centre et entre les différents essais Autres prestations Commander des prestations pompiers, médecin supplémentaires, patrouilleurs, bus, fourgons… Assurer le suivi des commandes, la vérification des devis et des factures Commande de bus pour les transferts Back-up Gestion des clés Transport Remise ou reprise des clés aux essayeurs Accueil des transporteurs et enregistrements correspondants Collaboration avec les acteurs internes et externes Lien avec la Tour de Contrôle, le poste de garde et le client pour information importantes, annonces spéciales nécessaires au bon déroulement des essais

Profil

CDD temps complet - Possible CDI par la suite - Travail de jour : 7h30 16h30 - Coefficient AM 260 (2223,93€ brut/mois) Permis, habilitations et qualifications Niveaux de langues : Allemand > C1 - Anglais > B2 - Français > C1 WBT Test BMW Miramas Les « savoirs » et « savoir-faire » Connaissance des consignes Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels et équipements mis à disposition Les « savoir-être » Rigueur Qualités d'écoute et de communication, sens du service Ecoute et gestion des situations délicates (sens des responsabilités et priorités, résistance au stress…) Respect des consignes et process en place Devoir de réserve / confidentialité Capacité d'analyse et sens de l'organisation, des responsabilités et du serviceé Pour postuler, adressez votre CV à pierre.thines@fiducial.net
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