Certification Qualiopi : décryptage des 7 critères du Référentiel National
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Certification Qualiopi : décryptage des 7 critères du Référentiel National

À partir du 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi remplacera Datadock.

Quels sont les impacts de cette réforme si vous êtes un centre de formation professionnelle ? Quelles sont les étapes clés pour vous faire certifier ? Voici les réponses à toutes vos questions ! Grâce à ces informations, vous pourrez faire face sereinement aux changements et vous préparer dès maintenant.

Tout savoir sur la certification Qualiopi

Avant même de détailler les étapes nécessaires à l’obtention de la certification Qualiopi, voici un petit tour d’horizon des fondements de cette réforme de la formation : objectifs et impacts. 

Référentiel Qualiopi : pour qui, pour quoi ?

La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel fixe de nouvelles règles concernant la démarche qualité. 
Créée par le Ministère du Travail, la certification qualité Qualiopi s’adresse à tous les acteurs de la formation en France et dans les DOM TOM : prestataire de formation, CFA, organisme de formation en activité ou en cours de création…

Elle devient une obligation légale pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés provenant de :

  • OPCO (Opérateurs de compétences)
  • La Caisse des Dépôts et Consignations
  • L’État
  • Les régions
  • Une Commission Paritaire Interprofessionnelle Régionale (CPIR)
  • Pôle Emploi
  • L’Agefiph.

Sans l’obtention de cette certification, les formations proposées ne seront pas éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Les clients n'auront pas la possibilité d'obtenir un financement pour des actions de formation et de développement de compétences (type Validation des Acquis de l’Expérience, bilans de compétences…).

L’objectif de la certification Qualiopi est double :

  • Garantir la qualité de l’Offre de Formation (OF) proposée par les organismes de formation professionnelle. Son obtention est un gage de sérieux et de qualité. Les professionnels de la formation sont reconnus officiellement et sur le plan national pour la qualité des processus mis en œuvre. 
  • Offrir une plus grande transparence de l’OF auprès des personnes et entreprises en recherche de formations.

Les impacts de cette réforme de la formation professionnelle

S’il n’est effectif qu’en début 2022, le label Qualiopi impacte dès à présent les professionnels du secteur de la formation comme vous :

  • N’attendez pas le dernier moment ! Vous ne serez pas le seul à vouloir obtenir cette labellisation. Les délais de traitement risquent de s’allonger au fur et à mesure que la date d’entrée en vigueur se rapprochera.
  • Prenez en compte le coût de cette certification. Le tarif dépend de l’organisme certificateur choisi et de votre situation (nombre de centres et d’activités à auditer, chiffre d’affaires…).
  • Effectuez un travail préparatoire. Prenez connaissance du Référentiel National Qualité (RNQ). Il s’agit du document officiel qui répertorie les 7 critères à respecter. Il vous faudra ensuite adapter si besoin vos méthodes, documents, process afin d’être en conformité.
  • Cherchez un organisme de certification accrédité par le COFRAC (COmité FRançais d’ACcréditation) parmi la vingtaine de professionnels répertoriés. Il réalisera l’audit Qualiopi, base de la nouvelle réglementation (Datadock était basé sur une logique déclarative, avec une production de documents comme seules preuves).

La certification Qualiopi est payante. Mais vous pouvez bénéficier d’un audit allégé ainsi que d’un tarif réduit si votre organisme de formation possède déjà une autre certification (type ICPF basée sur les normes AFNOR et ISO). 

Bon à savoir : Véritable marketplace de la formation, eDRH.fr  facilite la mise en relation entre des entreprises engagées dans le développement des compétences de leurs collaborateurs et les organismes de formation des Alpes Maritimes.

Image - https://edrh.fr/inscription

Référentiel National Qualité  : les 7 critères à respecter 

La certification Qualiopi est basée sur le Référentiel National Qualité. Voici les critères et les indicateurs à prendre en compte si vous voulez faire certifier votre organisme de formation.

Critère 1 : la transparence sur l’offre de formation

“Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus” font l’objet du 1ᵉʳ critère. 

Sont inventoriées toutes les données nécessaires pour présenter l’offre de formation. 
Il s’agit pour vous de communiquer en toute transparence sur vos prestations : contenus, programmations, niveaux de résultats...

Critère 2 : des formations adaptées aux besoins 

Avec le 2ᵉ critère, il est question de “l'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations”. 

Vous êtes invité à proposer des formations modulables et personnalisées, adaptées à chacun individu. L'évaluation des compétences doit se faire à l’entrée et la sortie de la prestation pour s’assurer de la réelle progression de niveau du bénéficiaire.

Critère 3 : un accompagnement et un suivi à chaque étape

Le 3ᵉ critère insiste sur “l'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre”. 

Son objectif final est d’éviter les abandons au cours des formations. Pour l’atteindre, vous devez informer les bénéficiaires sur le déroulement de la prestation et les accompagner tout au long du parcours. Votre rôle : les rassurer et anticiper les éventuelles difficultés rencontrées.

Critère 4 : des conditions favorables à l’apprentissage

Le 4e critère fait état de “l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre”.

Vous devez offrir un écosystème propice à la réussite des apprentissages et investir dans les moyens nécessaires pour atteindre cet objectif : matériel, lieu d’accueil, équipes, ressources pédagogiques… Vous devez tout mettre en oeuvre pour garantir des prestations de qualité.

Critère 5 : une bonne formation des équipes enseignantes

“La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations” sont au coeur du 5e critère. 

Si vous êtes capable de former efficacement différents publics, il doit en être de même pour vos équipes internes et externes ! Cela concerne les formateurs, mais également l’équipe administrative et tout le personnel dédié à votre structure.

Critère 6 : l’exemplarité est de mise 

Le 6ᵉ critère évoque l’importance de “l'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel”. 

Sont listées les actions à mener pour être exemplaire concernant le cadre légal, les innovations technologiques et pédagogiques (formations à distance…), les évolutions dans le secteur de la formation… Un organisme de formation comme le vôtre se doit de réaliser une veille globale sur l’ensemble de ces données. 
Ce critère aborde également la question des publics en situation de handicap. Vous devez être en mesure de mobiliser des expertises et outils pour répondre aux besoins de ce type d’apprenants.

A lire également : Formation à distance en entreprise : quel avenir après le COVID-19 ?

Critère 7 : l’écoute et la prise en compte des feedbacks

“Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées” sont d’une importance capitale. 

Vous devez mettre en place une démarche d’amélioration continue. Recueillez les avis de tous les acteurs concernés (apprenants, financeurs externes…) sur vos prestations. 

En prenant en compte les retours des bénéficiaires, vous améliorez progressivement vos formations qui gagnent en qualité et en efficacité. Autre avantage : gérer en amont les éventuelles réclamations vous permet d’éviter que certaines situations ne s'enveniment.

Bon à savoir : le RNQ peut aussi être appelé RNCQ (Référentiel National de Certification Qualité) puisqu’il est validé par une certification. Mais il s’agit bien du même document.

6 étapes pour obtenir la certification Qualiopi

Voici les démarches à effectuer pour aboutir à l’obtention de la certification Qualiopi.

1. Se documenter avec le Référentiel National Qualité (RNQ)

Le RNQ est un document officiel et unique. Il détaille les 7 critères de référence auxquels sont associés 32 indicateurs d’appréciation pour contrôler la qualité des actions de formation d’un organisme comme le vôtre. 
Il est la référence en matière de certification Qualiopi. Il est donc impératif d’en étudier le contenu pour mettre toutes les chances de votre côté d’obtenir le précieux label.


> Bon à savoir : selon votre activité, il est possible que vous ne soyez pas concerné par l’ensemble des indicateurs.

2. S'assurer de respecter le RNQ

Il ne suffit de pas prendre connaissance des préconisations en matière de qualité des formations. Encore faut-il les appliquer ! 

Si votre organisme de formation ne respecte pas l’ensemble des indicateurs, veillez à apporter des mesures correctives sur vos process, documents de travail, méthodes d’enseignement… 

3. Choisir un organisme certificateur

Vous avez la liberté de sélectionner votre certificateur parmi la liste officielle des organismes accrédités par le COFRAC. 
Comme le référentiel RNQ est unique, ils pratiquent tous la même méthode d’évaluation. Quel que soit votre choix, vous serez soumis au même audit basé sur le respect du RNQ !

Fixé essentiellement en fonction de la durée de l’audit, le prix de cette prestation peut éventuellement vous influencer. Mais choisir l’organisme certificateur ne doit pas être votre priorité. Il vous faut surtout veiller au respect des critères qualité.

Une fois le professionnel choisi, préparez les éléments à lui fournir :

  • Raison sociale de votre organisme et les coordonnées d'un contact identifié
  • Numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité
  • Catégories d'actions concernées par la certification
  • Liste complète des sites liés au numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité concernée
  • Preuves des certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre 
  • Dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) disponible
  • Date souhaitée pour l’audit.

A partir de ces informations, l'organisme établit une convention d’audit : elle précise le déroulement de l’évaluation. Après la signature réciproque de cette convention, il doit vous proposer une date d’audit dans un délai de 30 jours calendaires.

4. Passer l’audit initial Qualiopi

Le jour J, l’auditeur explore avec vous les critères qualité du RNQ. 
A l'occasion de cet entretien, vous devez :

  • Expliquer l’ensemble de votre démarche.
  • Fournir des pièces justificatives si votre interlocuteur en fait la demande.

Mieux vaut donc avoir bien préparé ce rendez-vous ! 

Au préalable, il est préconisé de rédiger un document récapitulatif qui liste précisément l’explication de vos démarches et vos éléments de preuve pour chaque critère. 

La durée de l’audit est fixée par la loi selon plusieurs critères comme votre chiffre d’affaires. 

Bon à savoir : l’audit initial peut se passer dans votre établissement ou dans celui de l’organisme certificateur.


A l’issue de l’audit, l'organisme certificateur édite un rapport :
* Votre démarche est conforme avec la démarche qualité attendue. Vous obtenez la certification Qualiopi.  * Des non-conformités ont été identifiées. Vous devez élaborer un plan d’actions correctives dans un délai fixé avant d’obtenir la certification.

5. Elaborer un plan d’actions pour corriger les non-conformités

Dans son rapport, l'auditeur peut mentionner 2 types de non-conformités :

  • Mineures. L’indicateur qualité est pris en compte partiellement, sans remettre en cause la qualité de la formation.
  • Majeures. L’indicateur qualité n’est pas du tout pris en compte ou sa prise en compte partielle remet en cause la qualité de la formation.

L’organisme certificateur fait état des modifications à apporter dans le document qu’il vous remet. C’est maintenant à vous d’agir si vous voulez obtenir la certification Qualiopi ! 

Préparez un plan d’actions et envoyez-le à l’auditeur. Il vous fera une réponse sous un mois environ. 

6. Après l’obtention de la certification Qualiopi

La certification Qualiopi est valable 3 ans au bout desquels il faut passer un audit de renouvellement. 

Vous avez passé l’audit initial avec succès et vous avez obtenu le précieux label ? Félicitations ! Mais à partir de cette date, n'oubliez pas de procéder à un audit de surveillance dans le 14e et 22e mois.
 
A cette occasion, l’organisme certificateur s’assurera que les non-conformités ont été corrigées. Il peut vous retirer votre certificat si aucune correction n’a été apportée. 

Même s’il vous reste plus d’un an avant l’entrée en vigueur de la certification Qualiopi, n’attendez pas la veille pour vous préparer à effectuer toutes les démarches ! L'obtention de ce label qualité nécessite une réelle préparation. Mais une fois certifié, votre organisme de formation gagnera en crédibilité et en accessibilité financière auprès des publics souhaitant développer leurs compétences.

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