Comment optimiser son budget formation en entreprise ?

Non seulement elle élargit le champ d’application des actions de formation, mais elle rebat les cartes en matière de financement. C’est justement l’un des enjeux des responsables formation : activer les bons leviers pour optimiser le budget de formation en entreprise. Voici des conseils pour s’adapter aux transformations et les nouvelles pratiques à adopter pour financer les actions de formation de manière optimale.

Budget formation en entreprise : l’impact de la réforme “Avenir professionnel”

Selon le Code du Travail, l’employeur a l’obligation d’assurer la formation de ses salariés notamment tout au long de l'exécution de leur contrat de travail, notamment en proposant différentes actions de formation.

Entrée en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2019, la loi “Avenir professionnel” redéfinit la notion d’action de formation. Elle entre dans le cadre d’un “parcours pédagogique qui permet d’atteindre un objectif professionnel”. 

Il s’agit avant tout de participer au développement des compétences des salariés tout au long de leur carrière et pas simplement de les former au profit d’une entreprise. Ainsi, de nouvelles modalités pédagogiques sont considérées comme des actions de formation des salariés : formation à distance, AFEST (Action de Formation en Situation de Travail), VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), bilan de compétences...

C’est une bonne nouvelle pour les salariés et les entreprises qui bénéficient d’une plus grande liberté quant aux choix des formations ! 

Mais cette nouvelle réforme de la formation professionnelle impacte également fortement le budget formation en entreprise, notamment selon la taille des sociétés. En effet, la loi est plutôt favorable aux petites structures :

• Seules les entreprises de moins de 50 salariés ont la possibilité d'obtenir un financement de la formation auprès des Opérateurs de Compétences (OPCO). 
• A contrario, les entreprises de moins de 300 salariés (dont l’effectif est compris entre 50 et 299 collaborateurs) doivent désormais autofinancer leur plan de développement des compétences sans bénéficier des fonds mutualisés.

Bon à savoir : le plan de développement des compétences remplace désormais le plan de formation. Consultez les nouvelles dispositions liées à ce changement.

L'objectif de ces mesures est de responsabiliser chaque entreprise, en leur laissant plus d'initiative. Mais cela oblige le responsable des achats de formation à optimiser son investissement. Heureusement, il peut activer plusieurs leviers.

Le saviez-vous ? La nouvelle loi “Avenir professionnel” renforce la simplification de la contribution à la formation, initiée par la précédente réforme du 5 mars 2014. En effet, les entreprises sont dorénavant redevables d’une contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance, comprenant la taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle continue. Cette dernière est calculée en fonction de la masse salariale et du nombre d'effectifs. À noter un dernier changement : la contribution versée au 1ᵉʳ janvier 2022 sera collectée par l’URSSAF.

Anticiper les transformations de la formation professionnelle, c’est possible grâce à plusieurs leviers !

Ce n’est pas une surprise : suite à la mise en place de la réforme pour l’avenir professionnel, les entreprises revoient à la baisse leurs prévisions budgétaires allouées à la formation. C’est le résultat d’une enquête réalisée en avril 2019 par la DFCG (association des Directeurs Financiers et des Contrôleurs de Gestion) et l’ANDRH (Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines). 

Ce constat concerne directement les entreprises de plus de 50 salariés qui ne bénéficient plus des financements mutualisés. Une partie de ces sociétés envisagent de réviser leurs dispositifs de formation, voire de réduire leur budget ou de le suspendre en attendant que la transition soit terminée. 

Pourtant, d’autres entreprises ont déjà anticipé ces évolutions en utilisant les nouveaux leviers à leur disposition à savoir : 

• La diversification des offres de formation. Il s’agit de prioriser de nouvelles méthodes pédagogiques. La formation à distance est un très bon exemple. Non seulement elle entre dans le cadre de la nouvelle définition des actions de formation financées par les OPCO, mais elle permet de réduire les coûts directs et indirects de la formation. 
• La co-construction et le cofinancement avec les salariés en s’appuyant sur la transformation du Compte Personnel de Formation (CPF). Plusieurs cas de figure sont envisagés pour co-contruire et cofinancer le parcours de formation entre employeur et salarié via le CPF. Soit l’entreprise permet au salarié de suivre une formation sur son temps de travail, soit il mobilise son CPF avec un abondement de l’entreprise. C’est un pari gagnant-gagnant. 
• La création de son propre parcours d'apprentissage. Suite à l'assouplissement de certaines démarches, les entreprises de toute taille peuvent plus facilement ouvrir un Centre de Formation par l’Apprentissage (CFA). C’est une occasion à ne pas rater étant donné que, dans ce cas, toutes les sociétés peuvent mobiliser le financement dédié à l'apprentissage géré par les OPCO. 

Bon à savoir : la formation à distance serait-elle l’avenir des actions de formation, notamment suite à la Covid-19 ? Pour en savoir plus, découvrez le focus sur cette nouvelle tendance dans notre article dédié.

4 bonnes pratiques pour optimiser son budget de formation en entreprise

Le plan de développement des compétences est un outil indispensable pour chaque responsable formation. Il vous permet d’analyser vos besoins en matière de formation et donc de mettre en place des actions de formation réellement bénéfiques. C’est votre base de travail.

Mais suite à la réforme, il vous faut adopter d’autres nouvelles pratiques pour optimiser votre budget formation. 

1. Mettez en place l’Action de Formation en Situation de Travail

L’AFEST fait maintenant partie des actions de formation prévues dans le cadre du plan de développement des compétences. Ce dispositif est l’un des nouveaux leviers que vous pouvez actionner grâce à la réforme. 

Cette méthodologie nécessite par exemple de structurer en interne un réseau de formateurs/tuteurs. Formez vos collaborateurs à devenir formateurs pour accompagner les nouvelles recrues ! Le retour sur investissement est réel à court terme, d’autant que cette méthode favorise l’esprit d’équipe et la dynamique collective. 

Veillez à mettre en place des phases d’apprentissage en situation de travail, des temps de réflexion et d’évaluation. N’oubliez pas de reconnaître l’investissement de vos collaborateurs en favorisant un parcours certifiant ou en un système d’habilitation. 

2. Misez sur des volumes importants ou des formations interentreprises   

L’objectif est de réduire les coûts de formation des entreprises en misant sur :

• L’achat d’actions de formation avec des volumes importants. Vous pouvez négocier des prix attractifs auprès des organismes si vous demandez un devis pour un grand nombre de collaborateurs à former ou plusieurs sessions de formation.
• La mutualisation. Le prix de la formation (prestation du formateur et location de la salle) est réparti entre des participants issus de différentes sociétés. Cette solution est idéale pour optimiser votre budget formation si vous ne comptez former qu’un ou deux salariés. 

Ces deux leviers vous permettent de réaliser des économies d’échelle non négligeables.

3. Optez pour des formations diplômantes et délivrées par des organismes certifiés 

Les formations éligibles aux fonds mutualisés doivent être certifiantes et proposées par des organismes labellisés. Utilisez ces co-financements en privilégiant ce type d’actions de formation ! 

Mais attention, à partir du 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi remplace le référentiel DataDock. Ainsi, à compter de cette date, il est impératif de choisir des organismes labellisés Qualiopi pour bénéficier de financements publics ou mutualisés provenant des OPCO, de Pôle Emploi… 

Bon à savoir : retrouvez toutes les informations à connaître concernant le référentiel Qualiopi dans notre article de référence ! 

4. Misez sur des formations digitales pour réduire les coûts annexes

Les innovations technologiques ont révolutionné les modes pédagogiques en matière de formation. Digital learning (classe virtuelle, e-learning…), MOOC (Massiv Open Online Courses)… 

Encore anecdotiques il y a quelques décennies, les formations à distance, notamment via des outils numériques, deviennent une norme. La raison ? Ce type de formations répond à 2 principales contraintes :

• Organisationnelle. Vous gagnez en flexibilité : la planification d’une formation digitalisée peut s’adapter à chaque participant en fonction de sa disponibilité.
• Budgétaires. Nul besoin de se déplacer sur le lieu de la formation ! Vous économisez les frais de déplacement, d'hébergement, de restauration… Ces frais annexes sont parfois supérieurs aux coûts directs. Autre avantage : vous optimisez la productivité des stagiaires concernés, puisque ces formations réalisées à distance limitent leur temps d’absence sur leur poste de travail.

Ce sont de belles opportunités à saisir pour optimiser le budget formation de votre entreprise.

Le saviez-vous ? Si vous êtes sceptique face à l’efficacité d’une formation 100 % e-learning, essayez la formule blended learning ! Il s’agit d’un mixte entre apprentissage en présentiel et cours en ligne. Un bon compromis pour une formation de qualité et sur mesure à moindre coût !

Optimisez votre budget formation en entreprise, c’est possible ! Même si la réforme de la formation professionnelle a fermé certaines portes, elle en a ouvert d’autres. Utiliser les bonnes ficelles à disposition est le nouveau défi des responsables formation comme vous. Grâce à notre focus sur les nouvelles pratiques à privilégier, vous disposez des clés pour trouver de bonnes pistes d’optimisation. 

Bon à savoir : besoin d’un conseil pour optimiser votre budget formation, mettre en place votre plan de développement ou trouver des formations adaptées ? La CCI Côte d’Azur vous accompagne tout au long de votre parcours de responsable formation. Prenez dès à présent contact avec l’un de nos conseillers : il saura vous guider pour faire les meilleurs choix !