L'achat de formation professionnelle : quels sont les nouveaux enjeux du responsable formation ?

D’autant que le secteur de la formation est en pleine mutation avec différentes réformes successives. S’adapter aux évolutions réglementaires, contextuelles et sociétales est un défi à relever pour les entreprises qui investissent afin de faire monter en compétences leurs collaborateurs. Découvrez les nouveaux enjeux et les étapes clés pour réussir son achat de formation.

Achat de formation professionnelle : décryptage des nouveaux enjeux

Des réformes et une mutation profonde dans le monde de la formation

Le rôle du responsable de l'achat de formation professionnelle en entreprise a considérablement évolué ces dernières années, notamment suite aux différentes réformes :

• La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale a allégé la partie administrative. Elle a mis fin aux règles complexes d’imputabilité. L’objectif est d’inciter les entreprises à mieux former leurs salariés en remplaçant les obligations fiscales par des obligations sociales.
• La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel intensifie la volonté de laisser une plus grande liberté aux entreprises pour faire de meilleurs choix de formation. Entré en vigueur depuis début 2019, le plan de développement des compétences remplace le plan de formation. Même s’il maintient des obligations employeur, il élargit le périmètre en matière d’actions de formation professionnelle. Il peut s’agir d’AFEST (Action de Formation en Situation de Travail), de VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), de bilan de compétences… 

Dans le cadre du plan de développement des compétences, l’achat de formation peut concerner 2 types d’actions à savoir :

• Des actions de formation obligatoires régies par des dispositions réglementaires
• D’autres actions de formation dites facultatives.

Cette définition plus large de l’action de formation accorde une plus grande souplesse aux entreprises quant à leurs choix pour faire monter en compétences leurs collaborateurs.

**Bon à savoir :**découvrez toutes les subtilités du plan de développement des compétences dans notre article dédié ! 

Mais cette dernière réforme a également un impact sur le budget formation en entreprise. En effet, elle modifie les modalités de financement des actions de formation. Les fonds publics ou mutualisés ne sont désormais accordés qu’aux entreprises de moins de 50 salariés. Les autres doivent autofinancer leur plan de développement des compétences, un nouvel enjeu pour le responsable formation.

De nouveaux objectifs pour le responsable formation

Les dernières réformes systémiques impactent durablement les usages d’achat de formation. En tant que responsable formation, vous êtes confronté à de nouveaux enjeux. 

Former le personnel est un choix stratégique qui ne répond plus seulement aux obligations fiscales.

Il vous faut adopter de bonnes pratiques pour optimiser le budget formation en entreprise. Mais vous devez également veiller à miser sur des actions de formation réellement utiles pour les salariés et l’entreprise. Un équilibre à trouver entre des prix attractifs et des prestations de formation à forte valeur ajoutée.

Déchargé des lourdes procédures, vous n'êtes plus un simple gestionnaire administratif. Vous pouvez vous concentrer sur les aspects stratégiques de l’achat de formation :

• Définir quels collaborateurs faire monter en compétences.
• Trouver les actions de formation et les prestataires répondant aux besoins de l’entreprise.
• Identifier les nouvelles modalités pédagogiques pour optimiser la formation en entreprise et proposer des techniques innovantes adaptées au budget alloué, au planning des personnes concernées, aux contraintes sanitaires...

En effet, la pandémie de la Covid-19 est un nouveau défi à relever pour l’achat de formation. Même si la situation sanitaire est complexe, les salariés ne doivent pas pour autant arrêter de se former ! C’est au responsable formation d’adapter ses choix stratégiques en privilégiant les formations à distance par exemple.

Le saviez-vous ?  Si la crise sanitaire a amplifié le recours de la formation à distance, cette nouvelle méthode pour se former est en passe de devenir une norme. Découvrez les raisons de ce phénomène. 

Les formats de formation plébiscités

L’épidémie actuelle de Covid-19 accélère la mutation entamée suite aux différentes réformes de la formation professionnelle. 

En effet, les formats de formation privilégiés par les entreprises tiennent compte de la situation sanitaire actuelle. Mais ils reflètent également une modification profonde de la demande et des outils pédagogiques sollicités pour se former.

La part de la formation présentielle se réduit progressivement, car ce mode pédagogique est coûteux et nécessite une logistique plus lourde. Cette tendance s'accentue ces dernières années. 

Les entreprises privilégient de plus en plus des formations : 

• Courtes. Nul besoin d’une longue période de formation pour qu’elle soit riche et qualitative ! Des contenus de formation plus courts s’intègrent plus facilement dans un emploi du temps.
• En distanciel. Ce mode de formation est de plus en plus privilégié pour des raisons logistiques, budgétaires et sanitaires.  
• Sur mesure. L’objectif est avant tout de répondre précisément aux besoins et aux enjeux de chaque entreprise. Les offres standard ont donc moins la cote.
• Certifiantes.C’est un gage de qualité quant aux compétences acquises avec une reconnaissance officielle.
• Digitales.L’engouement pour les nouveaux modes pédagogiques (e-learning, MOOC…) s'appuie sur des outils technologiques de plus en plus performants. Ils facilitent la diffusion des formations et les rendent plus flexibles, notamment adaptables à la disponibilité de chacun. 
• De type blended learning. Il s’agit de mixer la formation en présentiel, pour maintenir des échanges avec le formateur et donc garantir l'efficacité pédagogique, et en distanciel pour réduire les coûts. 

Les étapes clés de l’achat de formation professionnelle

L’achat de prestations de formation nécessite de recourir à une certaine méthodologie. Il ne s’agit pas d’acheter des formations comme on achèterait des produits finis ! Mieux vaut respecter certaines étapes pour atteindre votre objectif : proposer des formations pertinentes aux salariés de votre entreprise et limiter les risques d’échec ou d’insatisfaction.

Préparez votre achat de prestations de formation : réalisez une veille continue

En matière de formation, donnez-vous les moyens d’anticiper pour ne pas agir dans la précipitation ! 

Pour ne pas être pris au dépourvu lorsque le besoin de former tel ou tel collaborateur est identifié, le mieux est d’effectuer une veille permanente sur :

• Les offres et formats de formation proposés et adaptés à vos attentes
• Les thématiques en fonction de votre secteur ou de vos besoins
• Les organismes de formation vers lesquels vous pouvez vous tourner en toute confiance. 

Vous pouvez solliciter différentes sources pour collecter régulièrement des informations fiables :

• Lorsque ce sera de nouveau possible, participez à des salons dédiés à la formation professionnelle. C’est l'occasion de rencontrer des prestataires et de découvrir de nouvelles offres. 
• Conservez et classez les différentes documentations récoltées par vos soins ou envoyées par des organismes de formation : flyers, newsletters...
• Consultez la presse spécialisée comme les revues Formation Emploi ou Éducation permanente.
• Visitez des sites de confiance (comme eDRH) qui vous permettent de faire une recherche par mots clés sur les offres de formation en cours. Internet est un formidable vivier d’informations, à condition de consulter une source fiable ! 
• Demandez l’avis de votre réseau professionnel. Il pourra vous donner le nom d’un prestataire de formation fiable qui aura rempli sa mission avec succès.
• Analysez vos propres retours d’expérience suite à vos précédents achats de formation. Mettez sur liste noire les professionnels qui ne vous ont pas apporté une totale satisfaction pour ne recontacter que les organismes de formation à forte valeur ajoutée.

En réalisant cette veille régulière, vous pourrez plus sereinement réaliser vos achats de formation le moment venu.

Élaborez le cahier des charges : une étape essentielle au processus d'achat de formation

Pour réaliser des achats de formation pertinents, encore faut-il avoir pris le temps de définir vos besoins ! 

C'est justement le rôle du cahier des charges. Ce document est indispensable pour permettre aux prestataires de vous faire les meilleures offres adaptées à vos attentes. 

Rigueur et méthode sont les maîtres mots pour l’élaboration du cahier des charges, d’autant plus si vous gérez de gros volumes d’achat de formation. 

Veillez à répertorier toutes les informations nécessaires à savoir :

• Présentez votre entreprise, le public concerné, le contexte général et les raisons à l’origine de cette demande de formation.
• Expliquez les résultats attendus à l’issue de la formation (par exemple les compétences à maîtriser).
• Donnez vos impératifs organisationnels (contraintes horaires, indisponibilité…).
• Précisez les modalités souhaitées d’évaluation des compétences acquises.
• Spécifiez les conditions administratives et financières de cet achat de formation.
• Détaillez les points essentiels à respecter par le prestataire choisi.

Soyez clair sans l’énoncé de vos attentes sans toutefois être trop rigide. Laissez la possibilité aux organismes de vous proposer des modalités pédagogiques et des contenus de formation innovants. 

Identifiez les organismes de formation pertinents 

Suite à l’élaboration du cahier des charges, vous disposez d’une base de travail pour effectuer vos recherches des organismes de formation les plus pertinents. 
Mais avant même de recevoir plusieurs offres de formation, il vous faut établir une liste de critères de sélection précis pour vous aider à faire le meilleur choix possible. Ils doivent respecter 2 impératifs :

• Être cohérents par rapport aux attentes exprimées dans le cahier des charges.
• Être objectifs pour garantir l'impartialité de la sélection effectuée et limiter le risque de jugements “au feeling”, souvent préjudiciables quant à la qualité réelle des formations choisies.

Le choix ne doit pas se faire uniquement en fonction du prix proposé. La grille de sélection doit hiérarchiser différents critères et prendre en compte la question tarifaire mais également les outils pédagogiques sollicités, la proximité géographique du prestataire, ses références, sa compréhension des attentes et son adaptabilité…

Sélectionnez le prestataire adapté

Comparez vos critères et les offres des prestataires. Choisissez l’organisme de formation dont l’adéquation est la plus forte entre l’offre développée et les objectifs de l’entreprise. 

Il est impératif de vérifier que l’organisme de formation choisi remplit 2 conditions :

• Il doit être en règle et être déclaré en tant que prestataire de formation sur le territoire national. Il fournit donc un numéro de déclaration d’activité valide.
• Il doit être référencé sur la base de données Datadock. C’est la garantie qu’il propose des prestations de formation de qualité. Il maîtrise et respecte les critères "qualité" du cahier des charges des Opérateurs de compétences (OPCO) ou des fonds publics (Etat, Agefiph, Pôle Emploi…). Vous pourrez ainsi bénéficier de la prise en charge de cette formation (frais de formation, d'hébergement, de transport…).

Bon à savoir : à partir du 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi remplacera le référentiel Datadock. Une prestation de formation ne sera alors prise en charge par des fonds publics ou mutualisés que si l’organisme est certifié Qualiopi par le COFRAC (COmité FRançais d'Accréditation) par exemple. Pour en savoir plus sur la certification Qualiopi, consultez notre article consacré à cette thématique !

Négociez les tarifs de formation
Même si votre marge de manœuvre est limitée, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence !

Si les prestataires sont libres de fixer leurs tarifs, vous l’êtes tout autant à les discuter. 

Obtenir des propositions de formation sur mesure avec du matériel pédagogique innovant peut justifier un prix plus élevé. 

Mais soyez vigilant : certains organismes n'hésitent pas à aligner leur offre tarifaire avec le montant maximum pris en charge par les OPCO. 

Officialisez l’achat de prestations de formation

L’achat de formation est officialisé dès que les différentes parties prenantes ont signé un document contractuel.

Il peut s'agir d’une convention de prestation de formation, d'un bon de commande ou d’un contrat de prestation de service. 

Face aux bouleversements réglementaires, sociétaux et contextuels, le responsable formation doit relever plusieurs défis : proposer un plan de développement des compétences qualitatif dans le respect d’un budget optimisé. Pour remplir sa mission, il doit être méthodique, faire preuve d’une grande adaptabilité et ne pas hésiter à se faire accompagner dans la procédure d'achat de formation professionnelle.

Bon à savoir : la CCI Côte d’Azur vous accompagne à chaque étape de votre achat de formation professionnelle pour assurer la réussite de ce projet. Contactez dès à présent l’un de nos conseillers !